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費用預算管理解決方案

企業全面預算管理是現代化企業很重要的管理方法,致遠協同費用預算應用可以支撐企業實現預算管理,為企業的戰略目標提供執行依據。同時,對于還沒有達到全面預算階段的企業,費用預算應用也非常高效地實現了企業費用管控的標準,為企業帶來豐富的收益。

協同費用預算可以為起來帶來的價值如下:

經濟價值:行之有效的預算控制,細化和深化了企業資金管理

加強制度執行:費用預算的效率與質量得意提高,費用的使用率更加透明,方便查詢

提高工作效率:費用報銷與支出的審批質量與效率大幅提高,降低運營成本

減輕財務負擔:方便財務核算,減少資金沉淀,降低財務費用,實現企業資金的合理利用

整合企業資源:全員參與的費控操作,大大的提高了企業管理理念的沉淀,管理者可以通過系統及時、準確的了解費用的預算、使用等情況,從而加強監管。

費用預算管理方案概述

  • 方案背景

    費用預算是指企事業為費用支出成本而做的成本預算。它是一種管理工具,它支持企業中對費用制定的計劃和執行控制過程。預算管理是指企業在戰略目標的指導下,對未來的經營活動和相應財務結果進行充分、全面的預測和籌劃,并通過對執行過程的監控,將實際完成情況與預算目標不斷對照和分析,從而及時指導經營活動的改善和調整,以幫助管理者更加有效地管理企業和最大程度地實現戰略目標。

    全面預算管理已經成為現代化企業不可或缺的重要管理模式。它通過業務、資金、信息、人才的整合,明確適度的分權授權,戰略驅動的業績評價等,來實現企業的資源合理配置并真實的反映出企業的實際需要,進而對作業協同、戰略貫徹、經營現狀與價值增長等方面的最終決策提供支持。

    費用預算在全面預算管理的一個其中一個重要策略,有著舉足輕重的作用。企業的費用預算管理一般分為以下四個階段。

    網上報銷階段

    費用控制階段

    預算管控階段

    全面預算管理階段

  • 管理難題

    缺乏有效的數據支持和科學的編制體系及預算管理工具,預算編制周期往往過長,有的甚至遠遠超過了預算年度要求執行預算的時間,嚴重影響預算的執行。

    報銷不規范:費用支出的合理性得不到有效控制;報銷規定不能即時查詢,導致出錯率較高,影響財務部門核算,效率低下。

    管理工具原始:報銷的原始單據采用紙質形式保存,無法查詢、匯總,無法進行多年數據的分析比較,查詢歷史相關數據的難度非常大。

    管理效率低下:即使有項目或日常費用預算控制,但如果由人工來翻看預算表和逐個查詢報銷單據,則此項工作會占用了大量的時間和精力,且質量堪憂。

    需要更強的執行力度:企業的費用支出規則和預算制度(如前款不清后款不借、專款專用、限額使用、限時報銷等)無法強制遵守,常常因為個人因素影響不能很好貫徹執行。

  • 建設思路

    從信息建設角度出發,解決費用預算管理常見的問題,就需要通過信息化手段,建立整體的費用預算體系,有效落實管理目標,并且通過信息化手段快速高效的預算編制,同時在預算的執行過程中權責分明,最后是對預算績效的分析和評價。

    致遠費用預算管理解決方案以實現企業的全面預算為最終目標,匹配了企業的費用管理每個階段。

    致遠協同費用管理基礎應用階段:這個階段是致遠通過內部的表單流程、流程關聯等,實現企業的費用申請、費用報銷等應用。

    致遠協同費用預算管理業務應用階段:在這個階段中,致遠協同管理平臺搭建靈活的費用預算管理應用,用戶可以在平臺上進行基于費用預算體系的預算編制、執行、調整、分析等應用。
    企業的費用預算管理需要形成一個成體系的、全員參與、有充分數據支持和工具支持、具備充分靈活性的預算管理體系,因此對于致遠協同管理平臺而言,高效的執行、簡易的操作、強大的流程恰恰針對性的解決上述問題,查找記錄、統計結果、生成報表等等都是“小菜一碟”。不僅如此,致遠協同管理平臺強大的流程引擎,結合業務生成器的“生產業務”的特點,可以構建企業的費用預算應用。致遠協同管理應用能按企業、單位自身所需簡單方便地自適應性快速調整,也即隨企業、單位的變革而成長,應用的落地更加凸顯。

    致遠協同費用預算管理業務整合階段:費用預算管理并不是一個獨立的應用,它通過致遠協同平臺和其它關聯的系統,如財務系統、ERP系統,項目管理、合同管理等有機整合,形成整體的整合應用。同時,得益于致遠強大的生態鏈建設,費用預算應用通過整合其他應用系統,數據聯動,最終形成費用預算管理體系,全面支持企業的全面預算管理。

費用預算管理方案功能

  • 預算編制
  • 預算執行
  • 預算調整
  • 預算分析

在系統中預算編制分為預算編制管理、預算編制查詢、模板設置、流程設置等幾個部分。清晰定義預算控制的內容和責任部門,設計詳細的預算內和預算外控制的流程,使公司的一切經營活動和管理活動都能納入預算管理控制體系中。


新建預算編制:各部門發起預算編制流程,上報本部門的預算編制信息,并完成流程的審批流轉。新建界面上有流水號、發起人、發起時間、預算名稱等信息,其數據由系統自動生成。預算表分為支出表和收入表,默認顯示支出表。預算表下部有附件區和意見區,供用戶上傳附件和填寫相關意見。


待辦事項:用來方便用戶查看、處理未處理的流程,并對為處理的流程進行一個統計。界面包括:流水號、預算名稱、發起人、發起時間、年度支出預算數、年度收入預算數等操作。點擊“辦理”可查看詳情。


已辦事項:該部分展示的數據為用戶已辦理完畢的預算編制流程。某用戶辦理完畢預算編制流程會從待辦事項分類轉至已辦事項分類中。


“預算編制查詢”采用多維視角編制查詢,界面分為上下兩部分,上部為條件查詢區域,下部為查詢結果列表展示區域。在查詢區可按照部門、發起人、發起時間、預算名稱、分類等進行項目查詢。查詢結果支持excel格式導出,并且查詢結果是按年度支出預算數的大小倒序排列。


“流程設置”是用來設置預算編制流程中財務部預算崗審核節點,具有查看權限、審核權限的人員。審核人為一人,查看人可有多人。有查看權限的人員可以看全公司的預算編制流程辦理狀態,但不能辦理。


包括費用報銷填報和審批等功能,利用該模塊可實現財務報銷的電子化流程,通過流程優化,規范管理;實現預算項目限額控制,通過控制,貫徹預算剛性原則。


1.費用報銷填報

當業務人員填報網報單據時,可通過單據內容,清楚反映出所報費用的預算余額,同時通過人性化的提醒框告知費用執行狀況,當本次報銷金額大于該預算余額時,根據參數的設定,會產生:1、強控(預警且單據無法發送);2、提醒(預警但單據可以發送);同時,系統會自動匹配你的借款記錄,完成對借款的管理。


2.費用報銷審批

當網絡報銷單據通過流程流轉到管理層審批界面,系統會提供強大的數據推送功能,將所報費用的預算執行情況,歷史報銷記錄,借款沖銷情況一目了然的呈現在管理者面前,只需要用鼠標輕點一下單據上的“預算明細查看”功能即可。審批通過的網報表單數據回寫該預算執行數,預算余額自動減少。


在企業經營過程中,市場和業務環境不斷發生變化,導致費用的增加或減少,管理層需要根據實際情況對相應費用預算做調整,以滿足正常的經營需要。通過流程化的預算調整單進行調整,留下被記錄的痕跡。系統支持預算的多種調整方式。


(1)審批流程調整

適用于在預算執行過程中,使用部門的費用預算有調整,針對單個或少數需要調整的費用類型,可通過發起預算調整流程進行調整,描述調整說明,進行調整操作,流程審批完成后寫入對應的費用類型預算余額。


(2)人工預算調整

適用于對批量費用類型進行批量的預算調整,通過Excel工具完成。人工預算調整需要進行審核。


一個預算周期完成后,財務需要花費大量的時間去做費用的歸集、統計和報表計算,消耗極大。系統提供了多維度預算綜合查詢,形象的圖形展現,讓管理層輕松掌控各費用的使用情況以及預算的執行狀況,系統還提供了從圖形到報表到原始單據到審批過程的快速查詢。具體支持按各部門與列支年度對借款金額、付款金額、費用報銷金額和差旅費報銷金額進行統計,相關的統計內容、統計條件和統計圖表等,都可以根據具體的實際需要進行靈活的配置達到使用者的要求。


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